가. 문서송부촉탁'이란
문서의 제출의무(민소 344조)가 있는지 여부를 가리지 않고 그 문서소지자를 상대로 그 문서를 법원에 보내도록
촉탁할 것을 신청함으로써 하는 서증신청이다(민소 344조)
국가기관·법인·병원 등이 보관하는 문서를 서증으로 제출하고자 할 경우에 흔히 이용된다.
문서가 법원이나 검찰청 등에서 보관하고 있는 특정사건의 기록 전부라도 상관없다.
반드시 문서 원본의 송부를 촉탁할 필요는 없으며, 인증등본의 송부로도 충분한 경우에는
인증등본의 송부를 촉탁하면 족하고, 문서소지자가 멸실 등을 이유로 원본의 송부를 꺼리는 것이 보통이므로
그것이 오히려 바람직하다.
문서소지자가 당해 사건의 당사자일 때에는 전술한 문서제출명령 에 의함이 원칙이고
문서송부촉탁을 하는 것은 적절하지 못하다.
또 등기부·호적부 등과 같이 법령상 문서의 정본 또는 등본의 교부청구권이 보장되어 있는 경우에는
문서송부촉탁을 할 수 없다(민소 352조 단서).
문서송부촉탁은 법원·검찰청 기타의 공공기관이 보관하고 있는 기록의 일부에 대하여도 할 수 있는데
(민소규 113조 1항), 이에 관하여는 별도로 상술한다.
나. 신청
송부촉탁의 신청은 변론(준비)기일에서 할 수 있으나, 증거신청의 일종이므로 기일 전에도 할 수 있다
(민소 289조 2항).
문서송부촉탁을 통하여 필요한 증거를 확보하기 위하여는 적시에 신청하여 필요한 문서가 쟁점정리기일 전에
법원에 현출되어 상대방과 법원이 그 내용을 검토할 수 있도록 하여야 한다.
문서송부촉탁이 필요한 전형적인 사건에서 그 신청이 적시에 이루어지지 아니하는 때에는 재판장이 석명권을
행사하여 그 신청을 촉구하는 것이 소송절차의 효율적인 운영을 위하여 필요하다.
문서송부촉탁신청을 하면 법원에서 인증등본을 송부하여 줄 것을 촉탁하거나(민소규 113조 2항)
송부촉탁을 받은 기관에서 인증등본을 송부하면 되므로(민소 355조) 굳이 인증등본을 송부하여 줄 것으로
신청할 필요는 없으나, 실무에서는 문서인증등본의 송부를 바라는 취지를 명시하기도 한다.
다. 채부의 결정
법원은 문서송부촉탁신청이 부당하면 기각하고 정당하면 채택결정을 한다.
증거신청에 대한 채부 결정 방식은 별도의 증거결정서를 작성하는 방식도 가능하나,
보통은 증거신청서 표지의 적당한 부분에 재판장이 채부를 표시하여 날인하는 방식으로 충분하며
(민소 281조 1항 참조),
이 경우 고무인 등으로 정형화된 결재란을 만들어 사용하는 방식이 효과적이다
문서송부촉탁이 채택된 경우에는
그 상대방에게도 이를 고지하여 문서송부촉탁을 한꺼번에 신청할 기회를 주는 것이 효율적인 경우가 많다.
고지는 증거결정서나 기일외 증거조사실시 통지서 또는 채부의 날인이 된 신청서 표지를 팩스로 송달하거나,
전화를 이용하여 말로 고지한 후 그 사실을 신청서 표면이나 그 밖에 기록의 적당한 곳에 표시하는 방식으로
할 수 있다
라. 송부촉탁서의 발송
문서송부촉탁신청이 채택되면 재판장은 소지자에게 그 문서의 송부를 촉탁하는데(민소 139조 2항),
촉탁서 원본은 발송하고 사본은 기록에 편철한다.
다만, 후술하는 바와 같이 송부촉탁을 받은 기관이 문서의 원본이 아닌 인증등본을 송부할 경우
송부촉탁법원이 아닌 당사자(신청인 또는 그의 소송대리인)에게 교부하여 그로 하여금 송부촉탁법원에
제출케 하는 예가 있으므로, 이를 방지하기 위하여 법원으로 직접 송부하여 달라는 취지를 부기하는 것이
바람직하다.
참여사무관은 촉탁서를 발송한 후 그 신청·채부·발송에 관한 사항을 증인등목록과 사건진행카드 등에 적고
후속절차를 관리하여야 한다.
실무상 문서송부촉탁의 경우에는 신청인의 절차이행지연(피촉탁기관에 가서 대상문서를 지정하지 아니한 경우 등)
이나 피촉탁기관의 비협조 등으로 절차진행이 불필요하게 지연되거나 어느 한 단계에서 방치되는 사례가
적지 아니하므로 주기적으로 점검하는 등 절차관리에 유의할 필요가 있다.